展示会成功は事前準備で決まる。参加メンバー向けメールに込める5つの情報

2026.10.13

マーケッターKOUKI

展示会(見本市)は、当日の接客や商談が華やかということもあり注目されがちですが、開催前の準備で成果の多くが決まっていると感じます。
私が毎回欠かさず行っているのが、参加メンバー全員への事前メール配信です。
出展規模が大きくなるほど、「誰が何をするのか」「何を目標にするのか」といった認識のズレが発生しやすくなります。
せっかく貴重な時間と費用をかけて出展する以上、当日に迷いなく動ける状態を作っておくのはとても大事なことです。
今回は、私がどのような内容を送っているのか、その目的と併せて紹介します。

みなさん、こんにちは。
超音波で未来をつくる――エコーテック(株)マーケッターのKOUKIです。
長年、新しいことを仕掛ける「コトリスト」として、日々チャレンジを続けてきました。
エコーテック(株)は、1956年創業の超音波メーカー本多電子(株)の新規市場開発部門として1999年に法人化された企業です。
設立メンバー日の一人として、「まだない市場を創る」仕事を長年担当しています。
“挑戦することが、未来をつくる”――その信念で、今日も新しい価値を生み出しています。

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工程表を共有する理由

まず記載しているのは工程表です。
搬入日、設営日、展示会本番、撤収日までの流れを確認できるものを書いておきます。
展示会は多くの人がスタッフが関わるため、自分の担当時間だけ把握していても全体最適な行動はできません。
特に初参加のメンバーは、
・何時に集合するのか(豊橋発の時間)
・いつ昼食を取るのか
・どのタイミングで交代するのか
・撤収は何時頃か
といった大枠の情報がわかるだけでも安心感があります。
工程表はチーム全体の共通認識を作るために必要な情報と考えています。

参加メンバーを明確にする

次に共有しておくのは参加者一覧です。
展示会は普段接点の少ない部署同士が協力することになります。
誰が展示会に参加するのかを全員が把握しておくことで、困った時の相談先や連携相手が明確になります。
新しい参加者は、当日何かしらの理由で遅れる場合など「誰に連絡すれば良いかのか」が分かるだけでも心理的な負担が軽減されます。
また激励に来て頂けそうな上席者にも送っています。

出展目的を伝える

なぜこのイベントに参加するのか？といった出展目的を伝えることも大事です。
・新規顧客開拓
・市場調査
・製品PR
・販売店との関係強化
・ユーザーの声の収集
・新市場開拓
など様々な理由があって出展したと思います。
その目的を伝えることが大事です。
次に説明する目標数字の設定がありますが、この出展目的につながるものであることが望ましいです。
例えば、市場調査が目的であれば、来場者から課題や困りごとを聞き出すことが重要になり、その件数を指標としておくことが大切です。

昨年実績と今回目標を共有する

展示会は出ることが目的ではありません。
売上につなげてこそだと思っています。
当社の場合は体験マーケティングを重要視しているため、前年の体験人数と今回の目標を数字で共有しています。
企業によっては、
・名刺獲得数
・デモ実施件数
・商談件数
・サンプル配布数
・アンケート回収数
など様々だと思います。

数字によって目標を共有化することで参加者全員が同じ目標に向かって進むことが出来ます。
バックヤードにグラフなどを書いても良いかもしれません。
「あと何件必要か」
「今日は少しペースが遅い」
「想定以上に反応が良い」
などを会期中に責任者が判断できるのはとても良いことだと思いますし、達成した場合は何か良いことがスタッフに発生するような仕掛けを考えてもやる気が出るかもしれまＳん。
数字はプレッシャーを与えるためではなく、全員が同じ方向を見るために必要だと思います。

経験者としてのアドバイスを添える

最後に、私自身のアドバイスを添えています。
例えば、
・来場者が少ない時間帯でも立ったまま待つ
・ブース前を通る人の様子を観察する
・分からない質問は持ち帰る
・他社ブースも積極的に見る
・体調管理を優先する
といった当たり前のワンポイントアドバイスです。
こんな当たり前のこと・・・といった内容はマニュアルに書きにくい部分ですが、実際には展示会の成果を次につなげる大切なことだと思っています。
経験者の気付きや失敗談を共有することで、初参加者の指導につなげ、世代交代を上手におこなっていきたいと思っています。

展示会は大きな予算をかけて行います。
参加者全員が気を引き締めるためにもメールは、単なる連絡事項の共有にならないように工夫が必要です。
先日、当社部署に出向となったMさんには、今後販売推進業務を引き継ぐ中で、この事前メールも「展示会を成功させるための最初のマネジメント」として活用し、創意工夫していってもらえればと思っています。

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今後の予定

2026/10/26-31　JIMTOF2026　第33回日本国際工作機械見本市(東京ビッグサイト)
2026/11/07　　 530のまち環境フェスタ(豊橋市）
2026/11-13　　 USE2026(超音波エレクロトニクスの基礎を応用に関するシンポジウム）
2026/12/01-05　IPF Japan 国際プラスチックフェア｜Official Site(幕張メッセ)
2026/12/10-11　浜松MG(戦略MQ会計研修)(浜松市の税理士法人BETTあかつか事務所）
2027/01/21-25　International plastics exhibition　Mumbai – Plastivision(インド)

2026/12/10-11 戦略MQ会計研修(BETT税理士法人あかつか事務所主催)

浜松開催！「戦略MQ会計研修」—経営の見える化で未来を切り拓く—

経営者・管理職・若手リーダー必見！
戦略MQ会計は、利益構造を“見える化”し、経営判断力を飛躍的に高める実践的な会計手法です。
今回、静岡県浜松市にて研修を開催。
自社の利益構造を深く理解し、戦略的思考を身につける絶好の機会です。

開催日：2026年12月10日(木)～11日(金)　2日間コース
会場：社会保険労務士事務所ローム　研修室2階(駐車場あり)
対象：経営者・管理職・会計担当者・若手リーダー
詳細・申込はこちら →　主催：BETT税理士法人あかつか事務所
定員：18名(6人×3卓)
R8.12月10日-11日　浜松MG申込書(PDF)

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