イベントが終わったら1人でも反省会をしておこう！

2020.11.30

マーケッターKOUKI

超音波で未来をつくる・・・エコーテック　マーケッターKOUKIです。
先週、イベント　インターフェックスジャパンが終了しましたので、イベント担当者は記憶があるうちに来年の為の一言を自分の為に書いておこう！というブログを本日は書きたいと思います。

人間の記憶はあいまいです。
勝手に都合の良い記憶にすり替えられてしまいますので、早い段階でメモをしておきましょう。
イベントはだいたい、同じような場所、月、週、曜日で開催されますので、来年の自分の為にめんどくさいかも知れませんが記載しておきましょう。

イベント報告書に入れておくこと

１．まずは、なんでもいいので、良かった点、悪かった点を書き出しましょう。
　出来れば、担当したスタッフに書いてもらうのが良いです。
　ただ、それぞれの立場などで好き勝手に書いて来ます。
　あなたの努力がまったく無駄のようなコメントがくるかもしれません。
　担当者の方は、心が傷つかないように先に心を武装しておいてください。

２．項目別にわけます。

皆さんから出たコメントを項目別にわけて整理します。
その時に、これ、どういうこと？というのがあれば、直接本人に聞いて下さい。
来年度よりよくしたいために、修正＆伸ばした方が良い事リストになるように列記しておきます。
下記にわけ方の一例です。
(1)ブースについて
・場所：大きなブースの壁で人が来なかったとか、どこのゾーンは人がいたとか
・広さ：4小間以上の場合、並列が良かったか？3小間で良かったか？など。
・レイアウト：ブース装飾の棚位置、展示物のエリア分けなど
・高さ：ブースの棚の高さ、壁など、遠くから見えたかなど
・装飾：装飾業者の対応、電気、目立っていたか、
・展示方法：パネルや提案商品はあれで良かったのか？
・電気配線、電気位置、ライトなどは良かったか？
・バックヤードは充分だったか？
・人の動線はどうだったか？(どっちからきていたのか？それはなぜか)
・備品は足りたか？(チェーン、マジックテープ、梱包テープ、画鋲etc)
(2)集客方法
・ちらしは今回のもので良かったのか？
・ノベルティは良かったか？
・事前アポは行ったか？もっと出来る事はなかったか？
・どういう人が立ち寄ってくれたか、それはなぜか？
・どのブースに人が集まっていたか？
・他にPRをしておけばよかったということがあるか？
・このPRよりも他にコストをかけた方がいいものはなかったか？
(3)展示員
・展示員は多かったか、少なかったか
・外国語対応で困る事はなかったか
・人が足りない時間がなかったか
・休憩の取り方はどうだったか？
・服装はどうだったか？
(4)引き合い
・引き合いはどの商材が多かったか？それはなぜか？
・アンケートの取り方はどうだったか？
(5)その他
・コロナ対策など安全面や健康面で配慮した方が良いことはあるか
・搬入出でやってよかったこと、次回こうした方がいい事はあるか
・ホテル予約はいつ頃行えば良いか(来年スケジュールに書いておく)
など思いつくことはなんでも書いてもらいます。

3．来年のノートに予定をかきこみます。

来年のスケジュール帳があると思いますが、上記の項目を見ながらいつまでに何を手配するか、いつ頃から動き始めるのかを書いていきます。
・カタログをいつから動けばいいのか？
・ホテルはいつ手配すればいいのか？
・装飾屋といつから打ち合わせすればいいのか？
・協力してもらう会社にいつ話をした方がいいのか？
などをかいておきます。

４．報告書と同時に決裁申請を提出

消費した予算が出ていると思います。
今回展示会全体の来場者、自社ブースの名刺、引き合い件数、見込み売上をつけ、項目別にわけた次回に活かす点をまとめた報告書を作成します。
同時に、来年度の展示会開催日は決まっているケースが多いので、その資料をつけて予算取りを行います。
※反省点から、パネルなどを増やしたいのであれば、今年の予算＋数万円～数十万円、パネルを作成したいので追加しましたと記載しておけばよいと思います。

大事なのは、本当にやるのか？と疑問を持つこと

展示会担当者としての役目だけであれば、4までやればしっかりと評価されます。
しかし、大事な事は、本当にその展示会に出展するのか？ということです。
お付き合いだから、毎回出ているからというのであれば、見直した方が良いのかも知れません。
今回、コロナ禍になりイベントが中止となっています。
私もPRの中心がイベントでしたが、イベントが無くても出荷台数が上がっています。
今までのPRしてきた貯金なのか、それとも別の要因なのかをよく考える必要がありますが、こういう時こそ違うPR方法を試すチャンスなのではないか？と思います。

展示会担当者の方は、今がチャンス！と考え、あれこれ試してみて下さい。
うまく成功事例が出来れば、その後の仕事が楽になります。

お互い頑張りましょう！

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